POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE - RGPD


WYBNESS SOLUTIONS


Dernière Mise à Jour du 10/09/2025


PREAMBULE


Nous sommes WYBNESS SOLUTIONS SAS («WYBNESS», «nous», «notre» ou «Responsable de Traitement»), une société dont le siège social est situé au 12 Avenue du Carignan, 34990 JUVIGNAC – FRANCE, immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 523 975 068 00017.


En tant que fournisseur de solution cloud/saas globale de gestion pour clubs de sports Resaminute, nous attachons une grande importance à la satisfaction de nos clients incluant la sécurité de leurs données personnelles ainsi que celles de leurs propres clients que nous appellerons «Utilisateurs Finaux».


Lorsque vous choisissez d’externaliser une partie de l’hébergement de vos données au travers de notre solution Resaminute, vous nous confiez une part de votre patrimoine informationnel. Nous sommes pleinement conscients des enjeux que cela peut représenter pour votre organisation, notamment en matière de conformité réglementaire.


La sélection d’un fournisseur de solutions cloud/saas ne peut pas répondre uniquement à des enjeux techniques. L’émergence de réglementations de plus en plus contraignantes, à l’instar du règlement européen 2016/679 dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que la prise de conscience des enjeux éthiques et économiques liés à la localisation des données d’une entité, poussent chaque acteur à voir au-delà des capacités technologiques.


En plus de proposer des services performants et sécurisés, WYBNESS s’engage à ce que ces solutions soient conformes et transparentes dans leur fonctionnement. Cette détermination est cruciale pour l’ensemble des entités souhaitant externaliser leur système d’information : leur propre conformité est elle-même conditionnée par celle de leurs sous-traitants.


C’est donc en partie grâce aux engagements fournis par WYBNESS que vous serez en mesure de respecter vos propres obligations réglementaires. Cette exigence est notamment présente au sein de l’article 28 du RGPD, indiquant qu’un responsable de traitement doit uniquement faire appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du présent règlement. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité française chargée de veiller au respect des dispositions relatives à la protection des données personnelles, recommande d’ailleurs qu’une entreprise qui envisage de recourir à un service de cloud computing réalise une analyse de risques et soit très rigoureuse dans le choix de son prestataire. En particulier, l’entreprise devra prendre en considération les garanties offertes par un prestataire en matière de protection des données personnelles et s’assurer que ce dernier lui fournira toutes les garanties nécessaires au respect de ses obligations au regard de la loi.


C’est pourquoi nous mettons à votre disposition l’information la plus complète possible, à propos des enjeux en matière de protection des données à caractère personnel.


Cette Politique de Confidentialité explique quelles Données nous collectons lorsque vous interagissez avec nous, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et quels sont vos droits à cet égard.

  1. PERSONNES CONCERNÉES

Les personnes concernées par la collecte de données personnelles sont réparties en trois catégories :


  • Prospects : Groupe comprenant toute personne physique (représentant de personne morale y compris) et manifestant un intérêt pour notre Solution, sans qu'une relation commerciale formelle ait encore été établie avec notre entreprise.

  • Clients : Groupe incluant toute personnes physique (représentant de personne morale y compris) déjà en relation commerciale avec nos services. Typiquement, ce sont des clubs de sport ou des commerçants au sens large.

  • Utilisateurs Finaux : Groupe englobant toute personne physique qui utilise notre solution Resaminute. En général, ce sont à la fois :

      • les collaborateurs du client, qui utilisent notre application Manager (Interface de Gestion et d'Administration)

      • les clients de nos clients, qui utilisent notre application Client pour gérer leur compte (Consultation de leurs formules en cours de validité, Réservations, Achats en ligne, etc...)

  1. ROLES ET RESPONSABILITES

WYBNESS a différents rôles en matière de traitement des données personnelles :


      • Responsable de traitement pour les données personnelles prospects et clients. En tant que responsable de traitement, WYBNESS est responsable de la collecte, de l’utilisation et de la protection des données personnelles des prospects et des clients. Elle est chargée de déterminer les finalités et les moyens du traitement de ces données.

      • Sous-traitant de traitement de données personnelles pour les utilisateurs de la Solution. Dans ce cas, WYBNESS n'agit qu'en tant que sous-traitant. Cela signifie que le client est le responsable de traitement principal pour ces données, et WYBNESS intervient uniquement en tant que prestataire pour traiter ces données conformément aux instructions données par le client.

  1. SOURCES DES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

WYBNESS rassemble les données à caractère personnel de façon directe et indirecte, sous diverses modalités telles que contrat, obligation légale, consentement de la personne ou intérêt légitime de la société.


  • Prospects : Les données des prospects sont collectées à travers plusieurs canaux, comprenant les contacts entrants tels que les formulaires de contact sur le site Internet resaminute.com, les e-mails, et les appels téléphoniques. Ces informations peuvent provenir aussi d'actions marketing telles que l’inscription à la newsletter, la participation à des événements organisés et l’interaction sur les réseaux sociaux.

  • Clients : Les données de nos clients sont acquises lors de l’initiation de la relation commerciale.

  • Utilisateurs Finaux : Pour les utilisateurs finaux de la Solution, les données sont collectées par l'utilisateur lui-même ou bien par l'intermédiaire du client depuis les applications qui leur sont destinées. Il est parfois possible que WYBNESS, à la demande du client, puisse injecter au moment de la migration vers Resaminute un ensemble de données utisateurs. Dans cette dernière situation WYBNESS SOLUTION agit en tant que sous-traitant du client.

  1. DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

Le terme «Données à Caractère Personnel» ou «Donnée» fait référence à toute information se rapportant à uniquement à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par le biais d’un indentifiant client ou d’un ensemble d’éléments qui lui sont propres.


Voici les catégories de données personnelles que vous pourriez être amenés à nous fournir dans différents contextes :


En tant que Prospect :

  • Informations telles que : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel, nom de société/association et d’autres détails que vous communiquez volontairement pour vous offrir un service personnalisé et répondre efficacement à vos demandes.


En tant que Client :

  • Informations telles que : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de société/association, contacts techniques, comptables et commerciaux pour les besoins de communication, incluant des informations telles que civilité, nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel ou signature dans le cadre contractuel.

  • Données personnelles relatives au paiement, comme l'adresse de facturation ou les données de la carte de crédit (pour les utilisateurs de services payants), ou les données de RIB (pour les services en prélèvement SEPA).


En tant qu’Utilisateur Final de notre Solution :

  • Données relatives à l'utilisation de notre solution (applications), essentielles à la prestation du service et à l’analyse technique de ces opérations, comprenant :

      • civilité, nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse postale, et autres données complémentaires que souhaite collecter le client

  1. FINALITÉS DE LA COLLECTE DE DONNÉES PERSONELLES

Nous tenons à préciser que nous ne vendons pas, ne louons pas et ne partageons pas vos données personnelles à des fins marketing avec des tiers sans votre consentement explicite. Toutes les informations personnelles recueillies par WYBNESS sont considérées comme strictement confidentielles.


L'ensembe des données collectées et hébergées dans le cadre de notre solution Resaminute, qui sont recueillies par le client lui-même auprès de ses propres clients (utilisateurs finaux) ou bien via des formulaires Resaminute mis à sa disposition, restent la propriété stricte dudit client.


Les processus de traitement des données personnelles sont déployés dans le but de :


Pour les Prospects :

  • Effectuer des opérations liées à la prospection et aux sollicitations commerciales.

  • Gérer les demandes d’exercice des droits liés à l’utilisation de vos données.


Pour les Clients :

  • Garantir l’exécution et gestion des contrats conclus.

  • Traiter les paiements.

  • Gérer les demandes de support.

  • Superviser le recouvrement des créances.

  • Effectuer des opérations liées à la prospection et aux sollicitations commerciales.

  • Gérer les demandes d’exercice des droits relatifs à l’utilisation de vos données.

Pour les Utilisateurs Finaux :

  • Gérer les demandes de support faites à nos clients.

  • Gérer les demandes d’exercice des droits liés à l’utilisation de vos données.

  1. AVIS DESTINE AUX UTILISATEURS FINAUX

La Solution Resaminute est conçue pour être utilisée par l'entreprise/association et par vous-même en tant qu'utilisateur final. Votre organisation gère votre utilisation de la Solution :

  • Votre utilisation de la Solution est soumise aux politiques de votre organisation, le cas échéant.

  • Lorsque vous utilisez la Solution, les Utilisateurs Avancés (Adminstrateurs/Managers/Opérateurs) peuvent voir une partie de votre activité.

L’ensemble des demandes concernant vos Données à Caractère Personnel doivent être adressées à votre administrateur ou votre délégué à la protection des données, seuls habilités à traiter l’ensemble des éléments vous concernant et à agir auprès de WYBNESS en la matière.

  1. SOUS-TRAITANCE

Les données à caractère personnel du client peuvent être partagées avec des sous-traitants et des sociétés tierces dans les cas suivants :


  • Pour la réalisation des objectifs liés à l’exécution de la prestation liée au contrat client.

  • Lorsque la loi l’exige, WYBNESS peut être amené à transmettre des données aux autorités légales compétentes si la loi (ou tout règlement ayant force de loi), une procédure judiciaire, une enquête criminelle, une ordonnance d'un tribunal ou une assignation à comparaître l'exige. Nous pouvons également divulguer des données personnelles si cela est strictement nécessaire pour la prévention et la détection d'actes criminels.

  • Afin de respecter nos obligations légales.

  1. ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Seuls des destinataires autorisés ont accès à vos Données Personnelles pour mener à bien l'une des activités décrites ci-dessus. Ces destinataires incluent :

  • Nos employés et notre personnel

  • Nos partenaires tels que les prestataires de services ou les fournisseurs agissant selon nos instructions pour l'hébergement du site Internet et/ou l'analyse des données

  • Les organismes de réglementation, les autorités publiques, les tribunaux et les organismes d'application de la loi

Lorsque la loi l'exige, nous concluons des accords contractuels avec ces destinataires afin qu'ils acceptent de fournir des mesures de protection adéquates, de ne pas utiliser les Données à des fins autres que celles décrites dans cette Politique de Confidentialité et de coopérer avec nous pour garantir que vos droits soient exercés.

Le client ou prospect justifiant de son identité dispose de la possibilité de solliciter auprès de WYBNESS, à l'adresse électronique support@wybness.com pour :


  • la vérification des données à caractère personnel ayant fait l'objet d'une collecte par WYBNESS,

  • la communication d'une copie de ces données délivrée gratuitement, dans la mesure où une telle demande n'est pas abusive, notamment par son caractère répétitif et disproportionné.

  • conformément à nos conditions générales, le client peut résilier son abonnement a la Solution à tout moment et demander la suppression définitive de toutes les données qui y sont associées. La demande de résiliation doit être effectuée en prenant contact avec nous par e-mail ou voie postale.


En tant qu’Utilisateur Final, vous disposez des mêmes droits. Veuillez noter que nous agissons en tant que sous-traitant du client (commerçant), qui est le responsable de traitement conformément au RGPD. Vos données sont conservées et supprimées conformément aux instructions du client (commerçant). Pour exercer vos droits, veuillez contacter directement le client-commerçant, responsable du traitement de vos données.

  1. SÉCURITÉ DES DONNEES PERSONNELLES

Bien que nous nous efforcions de protéger vos Données, aucune transmission ou stockage de Données ne peut être garanti à 100%. Pour protéger vos Données, nous avons mis en place une variété de mesures techniques et organisationnelles visant à réduire le risque que ces Données soient divulguées, perdues ou utilisées à des fins non autorisées.


Pour l’ensemble de sa Solution, WYBNESS s'appuie sur des fournisseurs d'hébergement cloud offrant les meilleures infrastructures en terme de sécuritée globale et s'engage à mettre en place les mesures nécessaires pour garantir une sécurité maximale des données aussi bien dans leur transfert via internet que dans leur stockage. Le chiffrement sécurisé est systématiquement utilisé pour tout transfert d'information entre nos serveurs et l'ensemble des utilisateurs de nos solutions.


WYBNESS prend toutes les précautions afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel traitées. Notre objectif est notamment d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.


Dans l'éventualité d'une violation d’informations, nous nous engageons à informer les clients concernés dans les meilleurs délais. Cette notification précisera la nature de l’incident, ses conséquences prévisibles, ainsi que les mesures prises pour résoudre ou minimiser la violation.

  1. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pourrons mettre à jour cette Politique de Confidentialité périodiquement pour refléter les changements dans la loi ou nos pratiques. Nous vous encourageons à consulter cette page régulièrement.